Etika Mengikuti Rapat Online untuk Karyawan
Di era digital seperti ini, kebiasaan karyawan dalam dunia kerja mengalami perubahan yang signifikan. Salah satu contohnya adalah cara pelaksanaan rapat atau meeting. Jika dulu aktivitas meeting sebagian besar dilakukan di kantor secara tatap muka, kini hal tersebut bisa di lakukan secara online atau daring.
Menurut situs Indeed, meeting online adalah sebuah aktivitas yang melibatkan interaksi antara dua orang atau lebih dalam waktu yang sama, namun di ruang yang berbeda. Meeting online bisa diselenggarakan dalam bentuk meeting berbasis web maupun video conference.
Dalam mengikuti meeting online, tentunya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan karyawan, terutama etika saat menghadiri meeting. Berikut adalah etika-etika penting yang perlu diikuti karyawan dalam mengikuti meeting online agar tetap profesional:
1) Mengaktifkan kamera
Saat sedang mengikuti rapat secara daring, pastikan kamera kita aktif. Menyalakan kamera menggambarkan kita menghargai peserta yang ada di dalam rapat. Dengan begitu peserta lainnya dapat melihat bahwa kita mengikuti meeting dengan sungguh-sungguh dan juga terdorong untuk lebih memperhatikan pembahasan saat rapat.
2) Tidak memotong pembicaraan:
Sama seperti rapat pada umumnya, dalam rapat online hindarilah memotong pembicaraan peserta lain karena selain dapat menyinggung peserta rapat lainnya, ini adalah perilaku tidak sopan. Saat kita ingin berbicara atau menyampaikan pendapat kita, sebaiknya kita meminta izin kepada moderator rapat, dengan menekan tombol raise hand terlebih dahulu atau menyampaikan melalui chat box. Setelah moderator mempersilahkan untuk berbicara, kita dapat memulai menyampaikan pendapat kita.
3) Memperhatikan penampilan
Meskipun rapat dilaksanakan secara online atau bahkan di luar kantor, berpenampilan rapi tetap penting. Gunakanlah pakaian formal dan rapi seperti saat sedang melakukan meeting secara offline di kantor. Penampilan yang baik menunjukkan bahwa kita menghargai penyelenggara meeting dan mengikuti meeting secara profesional, dengan begitu peserta lain pun bisa menghargai kita.
4) Tidak melakukan kegiatan lain selama meeting online
Agar kita tetap fokus, pastikan kita tidak melakukan pekerjaan lain saat sedang melakukan meeting online. Hal yang sebaiknya kita lakukan adalah mendengarkan dengan seksama pembahasan meeting online tersebut dan mencatat poin-poin penting yang disampaikan.
5) Datang tepat waktu dan berpamitan saat hendak meninggalkan meeting
Pastikan kita datang dengan tepat waktu. Jika kita terlambat karena ada hal urgent, pastikan kita meminta izin kepada atasan atau mengabari salah satu peserta yang ada dalam meeting tersebut. Selain itu, jangan lupa untuk berpamitan jika kita ingin menyudahi meeting online sebelum selesai waktunya.
6) Mengucapkan terima kasih saat acara meeting selesai
Sebagai bentuk apresiasi dan sopan santun, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih saat rapat sudah selesai. Ucapan ini terdengar sederhana, namun akan sangat berpengaruh kepada penyelenggara dan peserta meeting lainnya.
Meeting online memang terdengar kurang efektif, karena biasanya meeting atau bertukar fikiran di lakukan secara tatap muka, tetapi dengan meeting online peserta yang sedang berhalangan hadir di tempat bisa tetap mengikuti kegiatan tersebut. Ini juga merupakan sebuah inovasi yang memudahkan kita dalam bekerja dan berkoordinasi. Meskipun demikian, etika dan profesionalisme dalam mengikuti rapat online tetap harus diperhatikan.
Referensi:
Indeed. (2022, July 22). What are Online Meetings? (with tips and advantages). Indeed. https://ca.indeed.com/career-advice/career-development/online-meetings